プライバシーに関する声明 ACT Commodities
プライバシーに関する声明
本文は、ACT Commodities Group B.V.(所在地: Strawinsklylaan 3127 (1077 ZX) Amsterdam, the Netherlands) および同運営グループ、関連会社、子会社： (以下、総称して「ACT」または「当社」といいます) のプライバシーに関する声明です。個人データは、「プライバシーに関する声明」に記載されている方法でACTグループによって処理され、ACTグループ内で共有されます。「プライバシーに関する声明」で「ACT」または「当社」と言及されている場合、「プライバシーに関する声明」に基づいて個人データの処理の目的と手段を定めるCTの会社を指します。特定の状況における各ACT会社による個人データの管理に対して疑問がある場合は、「プライバシーに関する声明」の第7項に記載されている連絡先詳細から、ACTグループの中央連絡窓口にお問い合わせください。「プライバシーに関する声明」では、当社が個人データを取り扱う方法を定めており、当社は可能な限りの注意を払い、同データの処理を行います。
「プライバシーに関する声明」は、当社のお客様、将来のお客様、応募者、および当社のウェブサイト (https://www.actcommodities.com/)を訪問するその他の人々の個人データの処理に適用されます。
お個人データの処理は、個人データの処理に関する自然人の保護および当該データの自由な移動に関する2016年4月27日付欧州議会および理事会規則（EU）2016/679、ならびに指令95/46/EC（一般データ保護規則）（「GDPR」）の廃止、オランダGDPR実施法、および/または適用される現地の個人データ保護法および規制（総称して「データ保護法」といいます）に従い、適用される要件に従うものとします。
お客様の個人データ (連絡先)
当社は、お客様の注文処理と注文に関連したお客様への連絡のため、お客様の連絡先の詳細 (名前、会社名、電話番号、Eメール) を処理します。これらの詳細は、当社の活動に関連した請求にも使用されます。処理される連絡先情報は、ACTの正当な利益に法的に基づいています (厳密には、連絡先は、ACTとお客様間の契約の当事者ではないため)。これは、自然人 (従業員を持たない自営業者など) のお客様の場合は異なります。お客様データの処理は、お客様との契約を履行する上で必要な情報です。
最後に、当社はお客様の連絡先詳細を使用し、顧客満足度調査を随時実施いたします。当然のことではありますが、お客様は当該調査に参加する義務はございません。同処理は、当社のサービスを向上させるというACTの正当な利益を考慮して必要です。
当社では、取引証拠の登録と当社サービスの向上のため、会議室で行われた電話の会話および当社の燃料部門の運用チームとお客様との電話の会話を録音します。同処理は、取引の注文が行われたことを証明し、お客様とのコミュニケーションの透明性を確保するというACTの正当な利益を考慮して必要です。
見込み客の個人データ
当社は、サービスの提供や休暇のお祝いメッセージの送信のために、見込み客および元顧客の連絡先の詳細 (名前、会社名、電話番号、Eメール) を処理します。当社は、業務を遂行し、新たな注文を獲得するという当社の正当な利益に基づき本個人データを処理します。また、見込み客の連絡先の詳細を入手するために、公開されている情報源を利用します。
当社が自社ウェブサイトのお問い合わせフォーム、Eメール、ソーシャルメディア、または電話を通じて連絡を受けた場合、その際に提供されたデータを処理します。本データには通常、名前、Eメール、電話番号、連絡の内容 (質問など) が含まれます。当社は、関連する場合、質問へ回答など、当事者に連絡するために同情報を使用します。当社は、同データを見込み客のファイルに追加する場合があります (上記を参照)。当社は、業務を遂行し、新たな注文を獲得するという当社の正当な利益に基づき本個人データを処理します。
当社は、将来の従業員から提供された個人データ、または人材紹介会社やLinkedin経由で取得した個人データを処理します。同データには、連絡先および基本情報 (名前、住所、Eメール、電話番号など)、採用情報 (履歴書、CVおよびそれに含まれるすべての情報など)、およびLinkedinに投稿された情報が含まれる場合があります。
最後に、当社は、Cookieを配置することで訪問者が当社のウェブサイトにアクセスするたびに、当社のウェブサイトの訪問者に関する情報 (または訪問者のモバイルデバイスに関する情報) を処理します。本情報には、例えば、訪問者がアクセスしたページ、訪問者のデバイスのIPアドレス、訪問者が使用しているオペレーティングシステムの種類、訪問者のブラウザの種類のネットワーク情報、および当社ウェブサイトとの間のトラフィックが含まれます。同処理に対する法的根拠は、当社のウェブサイトへの最初の訪問時に各訪問者に求める同意 (プライバシーに配慮しないCookieおよび広告用Cookieのため) と当社の正当な利益 (機能性およびプライバシーに配慮した分析Cookieのため) です。訪問者はいつでも、同意の撤回や、当社の正当な利益に基づいた個人データの処理に対する異議を申し立てを行うことができます。 当社が配置するCookieの詳細については、当社のcookieに関する声明 をご覧ください。
当社は、原則として、本プライバシーに関する声明に記されている目的のために、また (現地の) 法的義務に従って、必要な期間を超えて個人データを保持しません。保持期間が終了した後、他の目的でデータを保持する必要がない限り、個人データを削除または匿名化します。その場合、当社は個人データが当該他の目的でのみアクセス可能であるよう保証します。
お客様の個人データおよびその連絡先
当社は、原則として、お客様との最終取引が完了してから2年間、お客様の担当者の個人データを保管します。当社は、税務上の法定保持義務を遵守するため、請求書やその他の文書 (当事者の個人データなど) を含む管理書類を同会計年度終了後、7年間保存します。
会議室における会話の録音は、同情報が不要になるまで保存され、最低保持期間は5 年間です。
見込み客の個人データは、データ主体の要求に応じて削除されるか、最終的には当事者との最後のコミュニケーションから1年後に削除されます。
当社は、最後の連絡から1年間、または当事者が当社に削除要求を送信するまで、その他の連絡先情報を保持します。
不採用の応募者に関する情報は、応募プロセス終了後最大4週間保管されます。応募者にが同意した場合、将来の求人情報を把握できるよう、個人データは、1年間保管されます。当該規定は、当社による応募者の評価、当社にとって非常に価値のある人材プールの作成、本プライバシーに関する声明に沿った将来の機会に関する連絡のために必要です。
当社のウェブサイト訪問者から収集した個人データは、必要以上に長く保持されることはありません。該当する保持期間は当社のcookie statementに記載されています。
当社は、上記の目的で必要な場合、ACTグループ内の関連会社および子会社、および欧州経済領域外(「EEA」)に所在する第三者と個人データを共有する場合があります。
当社は、以下の状況において、個人データを社内および第三者と共有します。
- ACTのグループ関連会社および子会社内で個人データ共有する場合があります。
- 個人データは、電子的に保存され、当社が送受信するEメールに含まれる場合があり、その結果、当社のICTプロバイダーによって保存 (および処理) されます。当社は当該プロバイダーとデータ処理契約を締結しており、データ主体が当社に期待するものと少なくとも同等のセキュリティと信頼性を規定しています。
- サービスを実行するにあたり、当社に代わってデータ主体の個人情報を処理する他のサービスプロバイダーと個人データを共有します。当社は当該プロバイダーとデータ処理契約を締結しており、データ主体が当社に期待するものと少なくとも同等のセキュリティと信頼性を規定しています。
- 当社に代わって顧客満足度調査を実施する企業とデータを共有する場合があります。
- 採用および応募データは、米国に拠点を置き、ACTに代わって採用/雇用プロセスの管理をサポートするクラウドサービスプロバイダー、Greenhouse Software, Inc.の採用ソフトウェアに保存されます。応募者が応募手続きの次の段階に進む場合、同人物の個人データは評価機関と共有される場合があり、さらに必要に応じて、当社に代わって審査を行う代理店であるValidata Group B.V. (D/B/A CV-OK)と協議のために共有される場合があります。CV-OKは、必要に応じて、犯罪データを処理するためのライセンスをオランダのデータ保護局から取得しています。Cookieを介して収集されたデータは、当該Cookieのプロバイダーによって処理されます。詳細に関しては、当社のcookie statementをご覧ください。
- 注文の遂行に必要な場合、お客様の連絡担当者の個人データを第三者と共有する場合があります。例えば、必要に応じて、お客様のデータを販売者や規制当局と共有する場合があります。
- 監査人、コンサルタント、弁護士、会計士などの外部アドバイザーと個人データを共有する場合があります。例えば、当社の会計士は、お客様の連絡担当者の個人データにアクセスする可能性があります。
- 当社の法的権利を確立し行使するために、または企業取引に関連して、法執行機関 機関やその他の政府機関など、法律、裁判所命令、またはその他の法的手続きによって個人データの開示を要求された場合、当社は、個人データを共有します。
- その他の第三者に対しては、データ主体が同意した場合、または法的規定に起因する場合、個人データを共有します。
当社は、個人データを紛失、悪用、および第三者による不正アクセスから保護するために、適切な技術的および組織的対策を含む厳格なセキュリティポリシーを採用しています。当社は、オフライン時とオンライン時の両方で厳格なアクセス認証を適用し、サーバーは定期的にバックアップされ、当社の接続は安全に保たれています。当社のサーバーはオランダに設置されています。
データ主体として、あなたは、個人データの当社による処理に関連して行使できる権利がいくつかあります。
- アクセス権: データ主体には、当社が保持する個人データのコピーを受け取り、その使用方法の詳細を知る権利があります。通常、個人データはデジタル形式で提供されますが、オンプレミスで個人データを閲覧できる機会を提供する可能性もあります。要求された情報を提供する前に、要求者の身元証明を要求する場合があります。
- 訂正請求権: 当社は、データ主体に関して当社が保持する情報が正確かつ完全であることを保証するために合理的な措置を講じます。しかしながら、同情報が事実ではないと思われる場合、データ主体には、当社がデータ主体に関して処理する不完全または不正確な個人データの修正を要求する権利があります
- 消去の権利: データ主体は、例えば、個人データが収集された本来の目的に必要なくなった場合、個人データが古くなった場合、あるいはデータが処理される根拠に対する同意を撤回する場合、個人データを消去するよう当社に要求する権利があります。ただし、この場合、他の要因とのバランスを考えなければなりません。例えば、特定の法的または規制上の義務により、当社はデータ主体のリクエストに応じられない場合があります。
- 処理制限請求権: 当社がデータ主体に関して保持している個人データが不正確である可能性がある場合、または当社がデータ主体の個人データを使用する必要がなくなったとデータ主体が考える場合など、特定の状況下では、データ主体は当社に個人データの使用を (一時的に) 停止するよう要求できる権利があります。
- データポータビリティの権利: データ主体は、当社に提供した個人データをデータ主体が選択した第三者に転送するよう当社に要求する権利を有する場合があります。同権利は、データ主体が当社に個人データを提供した場合、および当社がデータ主体の同意に基づいて自動化された手段で同データを処理する場合、または個人データとの契約に基づく義務を履行する場合にのみ行使できます。
- 異議を唱える権利: データ主体には、当社の正当な利益に基づく処理に意義を唱える権利があります。当社の正当な利益に基づく目的のため、データ主体が異議を申し立てた場合、当社は、処理のためのやむを得ない正当な根拠がない限り、同権利に基づいて個人データを処理しません。
- 自動化された個人の意思決定に関する権利: データ主体は、自身に関して法的効果を発揮する、または同様に自身に重大な影響を与える、プロファイリングを含む自動化された意思決定のみに基づく決定を受けない権利を有します。データ主体が自動決定の対象となり、その結果に同意できない場合は、以下の連絡先詳細から当社に連絡し、同決定を再検討するよう依頼してください。
- 同意を撤回する権利: 当社は、特定の場合にデータ主体の個人データの処理に対して同意を求める場合があります。この場合、データ主体はいつでも同意を撤回する権利を有します。ACTは、データ主体の同意の撤回後、さらに処理が行われないようにできるだけ早く対応いたします。ただし、これは同意撤回前の処理の合法性には影響しません。
本プライバシーに関する声明をお読みになった後、ACTグループ内の1つまたは複数の組織が個人データを処理する方法関してご質問やご意見がある場合、データ保護法に基づく権利を行使したい場合、あるいは当社による個人データの使用に対して苦情を申し立てたい場合は、ACTグループ中央連絡窓口(電話番号+31(0)20-2199268 /Eメール HStrikwerda@actcommodities.com)にご連絡ください。
当社による個人データの処理や適用法に変更が生じる場合があります。その場合、当社は本「プライバシーに関する声明」を修正する場合があります。大きな変更が発生した場合は、更新版をウェブサイトに掲載するか、または (可能な限り) Eメールで変更内容をお知らせいたします。
バージョン 2023年8月