DECLARAÇÃO DE CONFIDENCIALIDADE

Esta é a Declaração de Confidencialidade da ACT Commodities Group B.V., com sede sita em Strawinsklylaan 3127 (1077 ZX), Amesterdão, Países Baixos, bem como dos seus grupos operacionais, filiais e subsidiárias, doravante designados em conjunto por: “ACT”, “nós”, “nos” ou “nosso”. Os seus dados pessoais são tratados e partilhados dentro do grupo ACT, conforme descrito na presente Declaração de Confidencialidade .
Quando a presente Declaração de Privacidade menciona “ACT”, “nós”, “nos” ou “nosso”, a ACT refere-se à empresa ACT, que decide sobre as finalidades e os meios do tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo desta Declaração de Confidencialidade. Se tiver alguma dúvida sobre a empresa ACT específica que controla os seus dados pessoais numa determinada circunstância, contacte o nosso ponto de contacto central do grupo ACT utilizando os contactos fornecidos na Secção 7 desta Declaração de Confidencialidade. Esta Declaração de Confidencialidade estabelece como tratamos os dados pessoais, o que fazemos com o máximo de cuidado possível.

Esta Declaração de Confidencialidade aplica-se ao tratamento de dados pessoais dos nossos clientes, potenciais clientes, candidatos e outras pessoas que visitam o nosso sítio web (https://www.actcommodities.com/) ou nos contactam.

Qualquer tratamento dos seus dados pessoais está sujeito a requisitos aplicáveis decorrentes do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) (“RGPD”), bem como do Ato de Execução do RGPD holandês, e/ou quaisquer leis e regulamentos locais de proteção de dados pessoais aplicáveis (coletivamente designados por “Legislação de proteção de dados”).

1. Que dados pessoais tratamos, para que finalidades e com que fundamento jurídico?

Dados pessoais de (contactos de) clientes

Tratamos os dados de contacto (nome, nome da empresa, número de telefone, endereço de correio eletrónico) dos nossos contactos com os nossos clientes para executar pedidos para os nossos clientes e contactá-los no contexto dos mesmos. Também utilizamos estes dados de contacto para faturar as nossas atividades. O fundamento jurídico para o tratamento de dados dos contactos assenta no interesse legítimo da ACT (uma vez que os contactos não são, estritamente falando, parte do contrato entre a ACT e os clientes). Isto é diferente no caso de clientes que são pessoas singulares (por exemplo, trabalhadores independentes sem empregados). O tratamento dos seus dados é necessário no contexto da execução do contrato com os clientes.

Também utilizamos os dados de contacto dos clientes para a gestão da relação, por exemplo, para enviar cartões de Natal ou votos de aniversário. Para este fim, também podemos tratar a data de nascimento das pessoas de contacto dos nossos clientes. Este tratamento é necessário à luz do interesse legítimo da ACT em manter uma boa relação com os seus clientes.

Por último, utilizamos os dados de contacto dos clientes para realizar ocasionalmente inquéritos de satisfação do cliente. Como é evidente, os clientes não são obrigados a participar em tais inquéritos. Este tratamento é necessário à luz do interesse legítimo da ACT em melhorar os seus serviços.

Gravação de conversas na sala de negociação

Gravamos as conversas telefónicas com contactos de clientes realizadas na sala de negociação e as realizadas pela equipa de operações do nosso departamento de Combustíveis com o objetivo de registar provas das operações e melhorar os nossos serviços. Este tratamento é necessário à luz do interesse legítimo da ACT de poder demonstrar que foi dada uma ordem para a transação e garantir a transparência da nossa comunicação com os clientes.

Dados pessoais de potenciais clientes

Tratamos os dados de contacto (nome, nome da empresa, número de telefone, endereço de correio eletrónico) de contactos de potenciais clientes e clientes antigos para os contactar a fim de lhes oferecer os nossos serviços e enviar-lhes votos de felicitações. Tratamos estes dados pessoais à luz do nosso interesse legítimo de realizar as nossas atividades e obter novas encomendas. Também utilizamos fontes publicamente disponíveis para obter dados de contacto de potenciais clientes.

Contacto

Se formos contactados através do formulário de contacto no nosso sítio web, por correio eletrónico, redes sociais ou telefone, trataremos os dados que nos forem facultados. Normalmente, estes incluem o nome, o endereço de correio eletrónico e o número de telefone, assim como o conteúdo do contacto (por exemplo, uma pergunta). Utilizamos esta informação, quando relevante, para contactar a pessoa em causa; por exemplo, para responder a uma pergunta. Poderemos adicionar estes dados aos nossos arquivos de potenciais clientes (ver acima). Tratamos estes dados pessoais à luz do nosso interesse legítimo de realizar as nossas atividades e obter novas encomendas.

Processos de recrutamento e candidatura

Tratamos os dados pessoais fornecidos por potenciais colaboradores ou obtidos através de uma agência de recrutamento ou via LinkedIn. Isto pode incluir informações de contacto e básicas (como nome, endereço, correio eletrónico, número de telefone), informações de recrutamento (como CV e todas as informações nele contidas) e informações publicadas no LinkedIn.

Se um candidato for convidado para uma entrevista, além das informações anteriormente mencionadas, também tratamos todas as restantes informações facultadas pelo candidato. Isto pode incluir informações sobre educação, experiência laboral e referências, incluindo qualquer correspondência entre você e nós durante o processo de candidatura.

Para efeitos da segunda ronda do processo de candidatura, podemos tratar dados de um teste de personalidade e dados relativos à motivação, ao talento e às competências para decidir se o candidato se enquadraria na empresa.

Durante a fase final do processo de candidatura, poderemos realizar uma verificação prévia à celebração de um contrato de trabalho, entre outros, encarregando a avaliação do candidato a uma agência externa no contexto de uma revisão de integridade e/ou teste de personalidade. A obtenção de um Certificado de Conduta (Verklaring Omtrent het Gedrag) é parte desta verificação. Só levamos a cabo a verificação se esta for necessária para o cargo em questão. A verificação é completamente segura e é realizada com o máximo de cuidado e consideração possíveis.

O fundamento jurídico para o tratamento de dados pessoais no contexto de processos de recrutamento e candidatura assenta no facto de que este tratamento é um passo necessário para celebrar um contrato e tem em vista o interesse legítimo da ACT em recrutar e contratar novos funcionários. Se não for contratado para o cargo atual ao qual se candidatou, é possível que voltemos a contactá-lo no futuro para outro cargo (similar) na ACT. O fundamento jurídico para tal é o seu consentimento.

Se, como candidato, visitar as nossas instalações para uma entrevista de emprego, também tratamos as imagens em que está representado captadas através das câmaras de segurança (CCTV). Tratamos esta informação à luz do nosso interesse legítimo em manter a nossa integridade interna, o controlo do acesso e a segurança das nossas instalações.

Visitantes do sítio web

Por último, tratamos informações sobre os visitantes do nosso sítio web (ou, melhor, sobre os seus dispositivos móveis), instalando cookies sempre que visitam o nosso sítio web. Estas informações incluem, por exemplo, as páginas que visita, o endereço IP do seu dispositivo, o tipo de sistema operativo que utiliza, informações de rede do seu tipo de navegador e o tráfego de e para o nosso sítio web. O fundamento jurídico para este tratamento é o consentimento que solicitamos a cada visitante aquando da primeira visita ao nosso sítio web (para cookies publicitários e que não respeitam a privacidade) e o nosso interesse legítimo (para cookies analíticos funcionais e que respeitam a privacidade). Pode retirar o seu consentimento e/ou opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais com base no nosso interesse legítimo, respetivamente, a qualquer momento. Consulte a nossa Política de cookies para obter mais informações sobre os cookies que instalamos.

2. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

Em princípio, conservaremos os seus dados pessoais apenas durante o tempo necessário para o(s) fim/fins indicado(s) nesta Declaração de Confidencialidade e em conformidade com as obrigações legais (locais). Uma vez decorrido o período de conservação, apagaremos ou anonimizaremos os seus dados pessoais, a menos que tenhamos de os conservar para uma ou mais finalidades. Nesse caso, garantiremos que os seus dados pessoais só estejam acessíveis para essa outra finalidade.

Dados pessoais de clientes e respetivos contactos

Regra geral, conservamos os dados pessoais das nossas pessoas de contacto com os nossos clientes durante dois anos após a conclusão da última transação com o cliente. Conservamos a nossa administração, incluindo faturas e outros documentos que incluam os dados pessoais das partes, por um período de sete anos após o encerramento do exercício financeiro, de modo a cumprir a nossa obrigação legal de conservação para efeitos fiscais.

Gravações de conversas na sala de negociação

As gravações de conversas na sala de negociação são conservadas até que a informação deixe de ser necessária, com um período mínimo de conservação de cinco anos.

Dados pessoais de potenciais clientes

Os dados pessoais dos potenciais clientes são apagados a pedido do titular dos dados, ou, o mais tardar, um ano após a última comunicação com a pessoa em questão.

Outros dados de contacto

Conservamos outros dados de contacto durante um ano após o último contacto ou até que nos envie um pedido para os apagar.

Processos de recrutamento e candidatura

As informações relativas aos candidatos que não são contratados são conservadas até quatro semanas após a conclusão do processo de candidatura. Se tiver dado o seu consentimento, os seus dados serão conservados por um período de um ano, para que possamos tê-lo em consideração para futuras vagas. Estes prazos são necessários para podermos avaliar a candidatura do candidato, para criarmos uma reserva de talentos que é muito valiosa para nós e, possivelmente, para contactarmos o candidato sobre futuras oportunidades de acordo com esta Declaração de Confidencialidade.

Em relação às imagens de CCTV, conservaremos os seus dados pessoais por um período máximo de quatro semanas. Após este período, os seus dados pessoais serão automaticamente apagados, a menos que as imagens sejam necessárias em relação a um incidente ou contingência. Apagaremos os seus dados pessoais quando deixarem de ser necessários para este efeito.

Dados pessoais dos visitantes

Os dados pessoais que recolhemos sobre si, enquanto visitante do nosso sítio web, serão conservados apenas pelo tempo necessário. Os períodos de conservação aplicáveis estão indicados na nossa Política de cookies.

Se tiver qualquer questão sobre os períodos de conservação específicos, contacte-nos utilizando os dados de contacto abaixo.

3. Onde conservamos e para onde transferimos os seus dados pessoais?

Sempre que necessário para as finalidades especificadas anteriormente, também poderemos partilhar dados pessoais dentro do grupo de filiais e subsidiárias da ACT, e com terceiros localizados fora do Espaço Económico Europeu (“EEE”).

Celebrámos um acordo-modelo dentro do grupo de filiais e subsidiárias da ACT baseado nas cláusulas contratuais tipo aprovadas pela Comissão Europeia na Decisão da Comissão de 4 de junho de 2021 (CE 2021/914C) e outras leis aplicáveis.

Se transferirmos os seus dados pessoais para terceiros fora do EEE, aplicaremos garantias adequadas que garantam um nível de proteção adequado aos direitos e liberdades de que beneficia enquanto titular dos dados, em conformidade com o RGPD. Fazemo-lo, por exemplo, baseando-nos numa decisão de adequação adotada pela Comissão Europeia nos termos do artigo 45.º do RGPD, celebrando contratos baseados nas cláusulas contratuais tipo para as transferências de dados emitidas pela Comissão Europeia, ou noutras garantias adequadas previstas nos artigos 46.º a 49.º do RGPD.

Se desejar receber mais informações sobre a transferência internacional dos seus dados pessoais, contacte-nos utilizando os dados de contacto fornecidos no final desta Declaração de Confidencialidade.

4. Com quem partilhamos os seus dados pessoais?

Partilhamos os seus dados pessoais internamente e com terceiros nas seguintes circunstâncias:

Dentro do grupo de filiais e subsidiárias da ACT.

Os dados pessoais são conservados por via eletrónica e podem ser incluídos em correios eletrónicos que enviamos ou recebemos e, consequentemente, são conservados (e tratados) pelos nossos fornecedores de TIC. Celebrámos acordos de tratamento de dados com estes fornecedores nos quais é estipulado, como mínimo, o mesmo nível de segurança e fiabilidade que pode esperar de nós próprios.

Com outros prestadores de serviços que possam tratar os seus dados pessoais em nosso nome, no âmbito da prestação dos seus serviços. Celebrámos acordos de tratamento de dados com estes fornecedores nos quais é estipulado, como mínimo, o mesmo nível de segurança e fiabilidade que pode esperar de nós próprios.

Também podemos partilhar dados com empresas que realizam inquéritos de satisfação do cliente para nós.

Os dados de recrutamento e candidatura são conservados no nosso software de recrutamento da Greenhouse Software, Inc., um prestador de serviços de computação em nuvem localizado nos Estados Unidos da América contratado pela ACT para ajudar a gerir o seu processo de recrutamento e contratação em nome da ACT. Quando um candidato passa à fase seguinte do processo de candidatura, os seus dados pessoais também podem ser partilhados com uma agência de avaliação e, se necessário e em consulta com o titular dos dados, com a Validata Group B.V. (D/B/A CV-OK), a agência que realiza as verificações em nosso nome. A CV-OK tem uma licença da Autoridade para a Proteção de Dados dos Países Baixos para tratar dados penais (se necessário). Os dados recolhidos através de cookies são tratados pelos prestadores desses cookies. Consulte a nossa Política de cookies para mais informações.

Também podemos partilhar os dados pessoais de pessoas de contacto dos clientes com terceiros, sempre que tal seja necessário para executar o seu pedido. Por exemplo, podemos partilhar os seus dados com vendedores ou entidades reguladoras (se necessário).

Com os nossos consultores externos, tais como auditores, conselheiros, advogados e o nosso contabilista. O nosso contabilista, por exemplo, pode ter acesso aos dados pessoais de pessoas de contacto dos clientes.

Quando exigido por lei, ordem judicial ou outro processo legal, por exemplo, pelas autoridades policiais ou outras entidades governamentais, para estabelecer ou exercer os nossos direitos legais ou no âmbito de uma transação societária.

Com outros terceiros, desde que tenha dado o seu consentimento explícito ou se resultar de uma disposição legal.

5. Como são protegidos os seus dados?

Adotámos uma rigorosa política de segurança, incluindo medidas técnicas e organizativas adequadas, para proteger os seus dados pessoais contra perda, abuso e acesso não autorizado por terceiros. Aplicamos uma autorização de acesso rigorosa, tanto offline como online, realizamos periodicamente cópias de segurança dos nossos servidores e as nossas ligações são seguras. Os nossos servidores estão instalados nos Países Baixos.

6. Quais são os seus direitos?

Como titular dos dados, tem vários direitos que pode exercer no contexto do nosso tratamento dos seus dados pessoais:

Direito de acesso. Tem direito a uma cópia dos dados pessoais que conservamos sobre si e a saber como os utilizamos. Normalmente, facultar-lhe-emos os seus dados pessoais em formato digital ou oferecer-lhe-emos a possibilidade de os consultar nas nossas instalações. Antes de lhe facultarmos a informação solicitada, poderemos exigir uma prova da sua identidade.

Direito de retificação. Tomamos medidas razoáveis para garantir que a informação que conservamos sobre si é exata e completa. No entanto, se considerar que não é o caso, tem o direito de solicitar a retificação de quaisquer dados pessoais incompletos ou inexatos que tratemos sobre si.

Direito ao apagamento dos dados. Tem o direito de nos solicitar o apagamento dos seus dados pessoais, por exemplo, quando os dados pessoais já não sejam necessários para a finalidade inicial para a qual foram recolhidos, quando os dados pessoais se tenham tornado obsoletos ou quando retire o seu consentimento ao fundamento no qual assenta o tratamento de dados. No entanto, tal terá de ser ponderado face a outros fatores. Por exemplo, poderemos não ser capazes de satisfazer o seu pedido devido a determinadas obrigações legais ou regulamentares.

Direito à limitação do tratamento. Em determinadas circunstâncias, tem o direito de nos solicitar que deixemos (temporariamente) de utilizar os seus dados pessoais, por exemplo, se considerar que os dados pessoais que conservamos sobre si podem estar inexatos ou se considerar que já não necessitamos de utilizar os seus dados pessoais.

Direito de portabilidade dos dados. Tem o direito de nos solicitar a transferência dos dados pessoais que nos facultou para um terceiro à sua escolha. Este direito só pode ser exercido quando nos tiver fornecido os dados pessoais e quando estivermos a tratar esses dados por meios automatizados com base no seu consentimento ou para cumprir as nossas obrigações ao abrigo de um contrato consigo.

Direito de oposição. Tem o direito de se opor ao tratamento baseado nos nossos interesses legítimos. Para fins baseados nos nossos interesses legítimos, deixaremos de tratar os dados pessoais com base nesse fundamento quando apresentar uma objeção, a menos que tenhamos motivos legítimos imperiosos para o tratamento.

Direitos relativos a decisões individuais automatizadas. Tem o direito de não ficar sujeito a nenhuma decisão tomada exclusivamente com base no tratamento automatizado, incluindo a definição de perfis, que produza efeitos na sua esfera jurídica ou que o afete significativamente de forma similar. Se tiver sido sujeito a uma decisão automatizada e não concordar com o resultado, pode contactar-nos através dos dados abaixo indicados e solicitar-nos a revisão da decisão.

Direito a retirar o seu consentimento. Poderemos solicitar o seu consentimento para tratar os seus dados pessoais em casos específicos. Se o fizermos, tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento. Após a retirada do seu consentimento, a ACT cessará qualquer tratamento posterior com a maior brevidade possível. No entanto, tal não afeta a licitude do tratamento anterior à retirada do consentimento.

Se pretender exercer algum dos seus direitos, pode contactar-nos através do correio eletrónico ou do número de telefone indicados na Secção 7 desta Declaração de Confidencialidade. Tenha em conta que existem exceções e limitações a cada um destes direitos e que poderemos não ser obrigados a cumprir o seu pedido.

Se não estiver satisfeito com a forma como tratámos a sua reclamação ou se preferir não a apresentar junto de nós, também pode apresentar uma reclamação junto da Autoridade para a Proteção de Dados dos Países Baixos (Autoriteit Persoonsgegevens), através do sítio web www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Informações de contacto

Se, depois de ler esta Declaração de Confidencialidade, tiver alguma questão sobre a forma como uma ou mais entidades do grupo ACT tratam os seus dados pessoais, se pretender exercer os seus direitos ao abrigo da Legislação de Proteção de Dados ou se pretender apresentar uma reclamação sobre a forma como utilizamos os seus dados pessoais, pode contactar o ponto de contacto central do grupo ACT através do número de telefone +31(0)20-2199268 ou por correio eletrónico para HStrikwerda@actcommodities.com.

8. Alterações

Por vezes, poderão ocorrer alterações na forma como tratamos os seus dados pessoais ou na legislação aplicável. Nesse caso, poderemos alterar a presente Declaração de Confidencialidade. Em caso de alterações significativas, publicaremos uma versão atualizada no sítio web e/ou informá-lo-emos (na medida do possível) dessas alterações por correio eletrónico.

Versão: agosto de 2023