隐私声明

本文系 ACT Commodities Group B.V. 的《隐私声明》。该公司在荷兰阿姆斯特丹 Strawinsklylaan 3127 (1077 ZX) 成立，连同其运营集团、关联公司和子公司，在下文合称：“ACT”、“我们 ”或“我方”。ACT 集团将按照本《隐私声明》中所述方式处理并在内部共享您的个人数据。
本《隐私声明》中凡提及“ACT”、“我们”或“我方

方”，均指决定着根据本《隐私声明》处理您个人数据的目的和方式的 ACT 公司。如果您对相应 ACT 公司在特定情况下控制您的个人数据有任何疑问，请通过本《隐私声明》第 7 节中提供的联系方式联系 ACT 集团联络中心。本《隐私声明》规定了我们处理个人数据的方式，且这种处理将尽可能保持谨慎。

本《隐私声明》适用于处理我们的客户、潜在客户、应聘者和其他访问我方网站 (https://www.actcommodities.com/) 之人或联系我们之人的个人数据。

对您的个人数据进行的任何处理须遵守源自于 2016 年 4 月 27 日欧洲议会和理事会关于个人数据处理活动的自然人保护和数据自由流动的 (EU) 2016/679 号条例、废除的 95/46/EC 号指令（《通用数据保护条例》）（以下简称“GDPR”），以及荷兰《通用数据保护条例实施法》的适用要求，和/或当地任何适用个人数据保护法律和法规（统称“数据保护法”）。

1.   我们处理哪些个人数据？处理目的和法律依据是什么？

客户（联系人）的个人数据

为履行客户订单以及在履行订单过程中取得联系，我们会处理客户联系人的详细联系信息（姓名、公司名称、电话号码、电子邮箱）。我们还会使用这些详细信息为我们的活动开具账单。处理联系人数据的法律依据是 ACT 的合法权益（因为严格来说，联系人并不属于 ACT 与客户间合同的当事方）。自然人客户（例如没有雇员的个体经营者）的情况有所不同。处理他们的数据对于执行客户合同是有必要的。

我们还会使用客户的详细联系信息来管理与客户的关系，例如发送圣诞节贺卡或生日祝福。为此，我们还可能处理客户联系人的出生日期。考虑到 ACT 与客户维护良好关系的合法权益，此类处理是有必要的。

最后，我们会不时使用客户的详细联系信息开展客户满意度调查。当然，客户没有义务参与此类调查。考虑到 ACT 改进服务的合法权益，此类处理是有必要的。

记录交易室中的对话

我们会记录交易室内进行的以及燃料部门运营团队与客户联系人进行的电话通话，以登记交易证明并改进我们的服务。考虑到 ACT 享有能够证明已下达交易订单并确保我们与客户的通信保持透明的合法权益，此类处理是有必要的。

潜在客户的个人数据

我们处理我们在潜在客户和前任客户的联系人的详细联系信息（姓名、公司名称、电话号码、电子邮箱），以便与他们联系，为他们提供我们的服务，并向他们发送节日祝福。我们处理此类个人数据是依据我们开展活动和获得新订单的合法权益。我们还会利用公开来源获取潜在客户的详细联系信息。

联系

如果某人通过我方网站上的联系表、电子邮件、社交媒体或电话与我们联系，我们会处理其向我们提供的数据。这通常包括姓名、电子邮箱和电话号码，以及联系内容（例如问题）。我们会在有关联的情况下使用此类信息联系相关人员，例如回答问题。我们可能会将此类数据添加到潜在客户档案（请参阅上文）。我们处理此类个人数据是依据我们开展活动和获得新订单的合法权益。

招聘和应聘程序

我们会处理潜在员工向我们提供的，或我们从招聘机构或通过 Linkedin 获取的个人数据。其中可能包括联系信息和基本信息（如姓名、地址、电子邮箱、电话号码）、招聘信息（如简历和履历及其包含的所有信息），以及 Linkedin 上发布的信息。

如果应聘者被邀请参加面试，除了上述信息，我们还会处理应聘者向我们提供的所有其他信息。其中可能包括有关教育经历、工作经历和推荐的信息，包括您在应聘过程中与我们进行的通信。

就第二轮应聘程序而言，我们可能会处理性格测试数据，以及有关动机、天赋和能力的数据，以决定应聘者是否适合我们组织。

在应聘程序的最后阶段，除其他事项外，我们可能会开展雇佣前筛查，即指示外部机构利用诚信审查和/或性格测试对应聘者进行筛查。获取行为端正证书 (Verklaring Omtrent het Gedrag) 是此次筛查的一个环节。我们只在对相关职位有必要的情况下开展筛查。筛查受高度保护，并且开展筛查期间，我们也将尽可能保持谨慎和慎重。

在招聘和应聘程序中处理个人数据的法律依据是，此类处理对于订立合同是有必要的，且 ACT 享有招聘和聘用新员工的合法权益。如果您当前应聘的职位没有聘用您，我们也可以在未来就 ACT 的其他（类似）职位再次与您联系。其法律依据是您给予同意。

如果您作为应聘者前往我们的经营场所接受工作面试，我们还将处理监控摄像头 (CCTV) 捕获到的镜头。我们处理此类信息是依据我们维护内部诚信、控制访问和保障经营场所安全的合法权益。

网站访客

最后，我们会在访客每次访问我们的网站时放置 cookie 来处理他们（或者更确切地说是他们的移动设备）的相关信息。此类信息包括但不限于您访问的页面、设备的 IP 地址、您使用的操作系统类型、您所用浏览器类型的网络信息，以及进出我们网站的流量。此类处理的法律依据是我们在每位访客首次访问我们的网站时向其征求同意（针对不保护隐私的广告宣传 cookie），以及我们放置功能性和保护隐私的分析 cookie 的合法权益。您可以随时分别撤回您的同意和/或反对我们基于合法权益处理您的个人数据。请参阅我们的《cookie 声明》，了解更多我们放置的 cookie 的相关信息。

2.   我们将您的个人数据保留多长时间？

原则上，我们将在不超过实现本《隐私声明》所述目的所需的时间内，并根据（当地）法律义务，保留您的个人数据。保留期届满后，我们将删除或匿名化处理您的个人数据，但我们出于一个或多个其他目的必须保留数据的除外。在这种情况下，我们将确保您的个人数据仅可用于该等其他目的。

客户及其联系人的个人数据

通常，在完成与客户的最终交易后，我们会将客户联系人的个人数据保留两年。在财政年度结束后，我们会将我们的行政文件，包括发票和包含各方个人数据的其他文件，保留七年，以履行我们就税务而言承担的法定保留义务。

交易室中的对话记录

交易室中的对话记录将一直保留，直至不再需要此类信息，最短保留期为五年。

潜在客户的个人数据

对于潜在客户的个人数据，我们会应数据主体的要求予以删除，或最终在与相关人员最后一次通信的一年后予以删除。

其他详细联系信息

在最后一次联络后，我们会将其他详细联系信息保留一年，或直至您向我们提交删除请求。

招聘和应聘程序

未录取应聘者的相关信息将在应聘流程结束后保留四周。如果您给予同意，您的数据将保留一年，以便我们在将来有职位空缺时考虑您。这些条款对于我们根据本《隐私声明》评估应聘者的申请、创建对我们有重大价值的人才库，以及在未来有机会时可能与应聘者联系是有必要的。

就 CCTV 图像而言，我们会将您的个人数据保留最多四周。此期限结束后，您的个人数据将自动删除，但因事故或意外事件而需要的镜头除外。就此而言，如果不再需要您的个人数据，我们将予以删除。

访客的个人数据

对于网站访客，我们收集的相关个人数据不会保留超过必要期限。适用的保留期限如我们的《cookie 声明》所示。

如果您对具体保留期限有疑问，请使用下方联系详细信息与我们联系。

3.   我们在何处存储，以及向何处传输您的个人数据？

如果出于上述目的有必要，我们还可以在 ACT 集团（包括其关联公司和子公司）内部，以及与位于欧洲经济区（以下简称“EEA”）以外的第三方共享个人数据。

我们已根据欧盟委员会的 2021 年 6 月 4 日委员会决定 (EC 2021/914C) 批准的标准合同条款和其他适用法律，在 ACT 集团（包括其关联公司和子公司）内部订立了一份标准协议。

如果我们将您的个人数据传输给欧洲经济区以外的第三方，我们将根据 GDPR，采取适当的保护措施，充分保护您作为数据主体享有的权利和自由。例如，我们会依赖欧盟委员会根据 GDPR 第 45 条通过的充分性决定、根据欧盟委员会发布的数据传输标准合同条款订立合同，或采取 GDPR 第 46-49 条规定的其他适当保护措施进行保护。

如果您想接收有关个人数据跨国传输的更多信息，请使用本《隐私声明》末尾提供的联系详细信息与我们联系。

4.   我们与谁共享您的个人数据？

在以下情况下，我们会在内部以及与第三方共享您的个人数据：

• 在 ACT 集团（包括其关联公司和子公司）内部共享。
• 个人数据以电子方式存储，可能包含在我们发送或接收的电子邮件中，因此会由我们的信息与通信技术 (ICT) 提供商存储（和处理）。我们已与此类提供商签订数据处理协议，其中规定的安全和可靠水平至少与您对我们的期望相同。
• 与其他服务提供商共享，其在履行服务的过程中可能代表我们处理您的个人信息。我们已与此类提供商签订数据处理协议，其中规定的安全和可靠水平至少与您对我们的期望相同。
• 我们还可能与为我们开展客户满意度调查的公司共享数据。
• 招聘和应聘数据存储在 Greenhouse Software, Inc. 为我们提供的招聘软件中。该公司是一家位于美国的云服务提供商，ACT 聘请其代表 ACT 协助管理其招聘和聘用流程。如果应聘者进入应聘程序的下一阶段，其个人数据也可能与评估机构共享，如有必要，经协商，还可能与为我们开展筛查的机构 Validata Group B.V. (D/B/A CV-OK) 共享。CV-OK 持有荷兰数据保护局签发的犯罪数据处理许可（如有必要）。利用 cookie 收集的数据由相关 cookie 的提供商处理。请参阅我们的《cookie 声明》了解更多信息。
• 如果对执行您的订单有必要，我们也可以与第三方共享客户联系人的个人数据。例如，我们可能与卖方或监管机构（如有必要）共享您的数据。
• 与我们的外部顾问共享，如审计师、顾问、律师和会计师。例如，我们的会计师可能可以访问客户联系人的个人数据。
• 根据法律、法院命令或其他法律程序的要求共享，例如与执法机构或其他政府机构共享，以确立或行使我们的合法权利，或进行公司交易。
• 如果您给予同意或法律规定有要求，与其他第三方共享。

5.   如何保护您的个人数据？

我们采取了严格的保护政策，包括适当的技术和组织措施，以避免您的个人数据遭到丢失、被滥用和被第三方未经授权访问。我们应用严格的访问授权（包括离线和在线）、我们的服务器会定期备份，且我们的连接有安全保障。我们的服务器安装在荷兰

6.   您享有哪些权利？

作为数据主体，您享有多项权利，且可以在我们处理您的个人数据时加以行使：

• 访问权。您有权就我们掌握的关于您的个人数据获取副本，并详细了解我们如何使用这些个人数据。您的个人数据通常会以数字方式提供给您，或我们可能会允许您在现场查看您的个人数据。在提供所请求的信息之前，我们可能需要您提供身份证明。
• 更正权。我们采取合理措施确保我们掌握的关于您的信息准确、完整。但如果您认为我们处理的任何关于您的个人数据不完整或准确，您有权请求更正此类个人数据。
• 删除权。您有权请求我们删除您的个人数据，例如，如果实现收集个人数据的原始目的不再需要此类个人数据、个人数据已经过时，或您撤回了对数据处理理由的同意。但这需要平衡其他因素。例如，由于特定法律或监管义务，我们可能无法满足您的请求。
• 限制处理权。在特定情况下，您有权请求我们（暂时）停止使用您的个人数据，例如，您认为我们掌握的关于您的个人数据可能不准确，或您认为我们不再需要使用您的个人数据时。
• 数据迁移权。您可能有权要求我们将您提供给我们的个人数据传输给您选择的第三方。只有在您向我们提供了个人数据，且我们基于您的同意或为了履行我们根据与您签订的合同承担的义务而自动化处理此类数据时，才能行使这一项权利。
• 反对权。您有权反对我们基于合法权益处理您的个人数据。就基于合法权益的处理而言，如果您提出反对，我们将不再依此处理您的个人数据，但我们有极具说服力的合法理由进行处理的除外。
• 与自动化个人决策相关的权利。您有权不服从仅基于自动化决策的决策，包括对您产生法律影响或类似重大影响的侧写。如果您服从了自动化决策，但不认同其结果，您可以使用以下详细信息与我们联系，并要求我们审查该决策。
• 撤回同意权。我们可能会在特定情况下请求您同意我们处理您的个人数据。如果我们这样做，您有权随时撤回您的同意。在您撤回同意后，ACT 将尽快停止进一步处理。但这并不影响我们在您撤回同意之前进行之处理的合法性。

如果您想行使您的任何权利，您可以通过本《隐私声明》第 7 节中提到的电子邮箱或电话号码与我们联系。请注意，这些权利都有例外和限制，我们可能无需满足您的请求。

如果您对我们处理您投诉的方式不满意，或您不想把投诉发送给我们，您也可以通过以下网站向荷兰数据保护局 (Autoriteit Persoonsgegevens) 提出投诉：www.autoriteitpersoonsgegevens.nl。

7.   联系信息

在阅读本《隐私声明》后，如果您对 ACT 集团中的一个或多个实体如何处理您的个人数据有任何疑问，或您想行使数据保护法规定的权利，或您想就我们对您个人数据的使用提出投诉，您可以致电 +31(0)20-2199268 或发送电子邮件至 HStrikwerda@actcommodities.com 联系 ACT 集团联络中心。

8.   变更

有时，我们对您个人数据的处理或适用法律可能会发生变更。在这种情况下，我们可能会修改本《隐私声明》。如果发生重大变更，我们将在网站上发布更新版本和/或（尽可能）通过电子邮件通知您这些变更。

2023 年 8 月版